A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) 2007. évi módosításakor a kötelező erővel érvényesülő miniszteri rendelet kiadására vonatkozó felhatalmazás hatályon kívül helyezésre került, és az Ltv. 2007. augusztus 1-jei módosulásakor beépült rendelkezéssel [Ltv. 35. § (11) bekezdése] felhatalmazást kapott az önkormányzatokért felelős miniszter, hogy a nem államigazgatási ügyekkel összefüggésben keletkezett iratok tekintetében „az önkormányzati hivatalok számára, a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel és a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben minta irattári tervet adjon ki”.

A hivatkozott rendelkezésekre figyelemmel szükségessé vált a helyi önkormányzatok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 12/2006. (XII. 18.) ÖTM rendelet felülvizsgálata. Ennek eredményeként 2007-ben megkezdődött egyfelől - az Ltv. 35. § (6) bekezdésében foglaltak szerint - az önkormányzati hivatalok államigazgatási ügyekkel összefüggésben keletkezett iratainak tárgyi alapú rendszerezésére és megőrzési idejére vonatkozó külön jogszabály, másfelől az Ltv. 35. § (11) bekezdése alapján a jelen jogszabály szerinti önkormányzatok hivatalának minta irattári tervének megalkotása.

A tervezet szövege az önkormányzati hivatalok, közigazgatási hivatalok, továbbá az egyes szaktárcák és a Magyar Országos Levéltár bevonásával lefolytatatott koordináció során tett észrevételek, javaslatok figyelembe vételével alakult ki. A vonatkozó jogszabályoknak megfelelően, az egyetértési jogkört gyakorló Magyar Országos Levéltárnak az önkormányzati levéltárak álláspontját is tükröző véleménye a rendelet szövegébe beépítésre került.

Az irattári terv áttekinthetőbbé tétele, kezelhetősége érdekében mellőzésre került az egyes irattári tételeknél a hatáskörökre történő utalás, az őrzési idő meghatározásánál a „kód” alkalmazása. Ennek eredményeként az egyes tételeknél a kód helyett az őrzés éve került rögzítésre.

Tekintettel az Ltv. 35. § (6) bekezdésében foglalt felhatalmazásra, jelen rendelet megalkotásánál nem volt elkerülhető az államigazgatási ügyekkel összefüggésben keletkezett iratokra vonatkozó kötelező szabályozás figyelembevétele és rendelkezéseinek átvezetése, amelyek azonosítását speciális jelek segítik a „Megjegyzés” oszlopban. E nélkül a minta irattári terv aligha szolgálhatna „mintaként”, hiszen a kötelező jelleggel beépülő elemek hiányoznának belőle.

Figyelemmel a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 12. §-ának (2) bekezdésében foglaltakra – mely szerint az irattári tervet általános és különös részre kell osztani, és az irattári tételeket ennek megfelelően kell csoportosítani, az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak – az irattári tervben általános és különös rész került kialakításra.

Figyelemmel arra, hogy az önkormányzatoknál is az iratkezelő szoftver használatával zajló iratkezelés számít tipikusnak, minden ügykör egyedileg került meghatározásra. A kizárólag numerikus karakterekből álló ügykörszámok alkalmazását indokolja az informatikai kezelhetőségük és sorba rendezhetőségük megteremtése, ugyanakkor e formában történő meghatározásától az önkormányzati hivatalok a saját irattári tervük megalkotása során természetesen eltérhetnek. Ennek megfelelően ágazatonként ezres nagyságrendű számkeretek kerültek felhasználásra (például Egészségügyi Igazgatás: 3001-4000). Ezzel minden ügykör száma egyedivé vált a minta irattári tervben.

Az ügykörszám meghatározásnál „rendező elvként” érvényesült annak hosszú távra való megfeleltetése, az esetleges feladat- és hatáskör módosítások miatti új tételeknek – az irattári terv szerkezetéhez és számozásához illeszkedő – zavartalan beépíthetősége.

Az egyes ügykörökhöz kapcsolódó megőrzési idők – a maradandó értékű iratok fennmaradásának biztosítása mellett – a szükségtelen irathalmozás megelőzésére tekintettel kerültek meghatározásra.

Az ágazati hovatartozást meghatározó betűjeleknél mind az általános, mind pedig a különös részi szabályozás követi a korábbi gyakorlatot. A jogszabályi környezet változására figyelemmel egyes irattári jelek felhasználására (pl. D/Egyházügyek) nem került sor.